leerlingvolgsysteem vmbo

Op 1 augustus 2014 trad de wet op het Passend Onderwijs in werking. In deze wet is o.a. de zorgplicht van scholen vastgelegd. Ook moeten alle scholen basisondersteuning aan hun leerlingen bieden. Hiermee wordt het nog belangrijker dat scholen goed zicht hebben op informatie over leerlingzorg, -ondersteuning en -begeleiding, zodat men tijdig kan bijsturen en passende maatregelen kan nemen als dat nodig is. Opbrengstgericht werken betekent o.a. dat scholen (leer)prestaties analyseren en het onderwijs aanpassen op basis van de uitkomsten.

Het gaat dus niet alleen om registreren, maar ook om het analyseren en uitwisselen van informatie en de mogelijkheid om hierover verantwoording te kunnen afleggen. Dat betekent o.a.: verantwoording naar ouders en leerlingen, naar collega’s, naar directie en bestuur, naar het samenwerkingsverband en naar de inspectie. ICT kan hier een belangrijke rol bij spelen, bijvoorbeeld door te werken met een digitaal leerlingdossier. Bepaalde leerlinggegevens kunnen digitaal overgedragen worden, bijvoorbeeld als de leerling overstapt van PO naar VO of als er extra ondersteuning wordt georganiseerd.

Dit vraagt om een doordachte invoering. Hoe zetten we leerlingvolgsystemen zodanig in dat het geen “leerlingachtervolgsystemen” worden? Hoe analyseren we de gegevens uit de verschillende systemen? Hoe maken we deze gegevens bruikbaar? Hoe creëren we draagvlak voor een verantwoord gebruik? Hoe wisselen we gegevens uit tussen de verschillende systemen? Hoe waarborgen we veiligheid en privacy?

1002
Marian SchelvisConsultant

Meer weten? Neem gerust contact met mij op!
T 06 15356277
E marian.schelvis@ rijnconsultonderwijsict.nl

Een nieuwe manier van werken met een digitaal leerlingvolgsysteem
De opdracht

Vraag van een school met afdelingen voor VMBO (ook LWOO) en Praktijkonderwijs.
Hoe maken we optimaal gebruik van het digitale leerlingvolgsysteem binnen ons schooladministratiesysteem? De verschillende afdelingen binnen de school maken wel gebruik van de cijfer- en verzuimregistratie maar niet van het leerlingvolgsysteem. Iedere afdeling heeft een eigen manier van werken met veelal papieren leerlingdossiers. Dit maakt het volgen en uitwisselen van leerlinggegevens ingewikkeld en tijdrovend. We willen de papieren dossiers vervangen door digitale dossiers.
Hoe kunnen we een schoolbrede werkwijze invoeren waarbij we gebruik maken van digitale opslag van leerlinggegevens in ons leerlingvolgsysteem? Welke voordelen zijn hier te behalen? Hoe creëren we een breed draagvlak hiervoor onder docenten, leerlingen en ouders? Hoe waarborgen we privacy en beveiliging?

Het resultaat

De opdracht kende drie fasen:

Analyse van de huidige situatie aan de hand van bestaande documenten, zoals het zorgplan, en interviews met betrokkenen. Opbrengst: analyse en advies.

Gezamenlijke sessies met betrokkenen  van alle afdelingen over de gewenste nieuwe werkwijze: uitgangspunt daarbij was het werken met digitale dossiers in het  leerlingvolgsysteem. Deze sessies hadden ook als doel draagvlak te creëren. Opbrengst: invoeringsplan.

Proefinvoering nieuwe werkwijze bij enkele klassen, inclusief opleiden en begeleiden van docenten. Opbrengst: evaluatie en aangepast invoeringsplan, scholingsplan.

Hierna kon de nieuwe werkwijze geïmplementeerd worden. Dit betekende een geleidelijke overgang van papieren naar digitale dossiers.

Het inzicht

Vaak heeft men binnen een school verschillende werkwijzen ontwikkeld ten aanzien van (papieren) dossiervorming. De invoering van digitale dossiers dwong directie, zorgcoördinatoren, mentoren en docenten om de processen en rollen rondom leerlingdossiers nog eens goed te bekijken. Er was een digitaal leerlingvolgsysteem , maar dit werd nauwelijks gebruikt. Bij een optimaal gebruik van een digitaal leerlingvolgsysteem zijn de dossiers altijd up-to-date, zijn rollen duidelijk vastgelegd en  is privacy en beveiliging gewaarborgd.